PRIVACY STATEMENT

Responsable du traitement

Le responsable des traitements des données à caractère personnel visés dans la présente est le cabinet d’avocats Lion’s Law, établi à 1180 Uccle, Drève du Sénéchal 19, et inscrit à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0839.100.676 (ci-après le « Cabinet »).

Collecte de données à caractère personnel

Les informations à caractère personnel dont nous disposons sont traitées conformément à la législation relative à la vie privée, notamment le Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») et à le droit belge applicable en cette matière.

Finalités du traitement, base légale et type de données

Les finalités du traitement des données à caractère personnel par le Cabinet et le fondement juridique correspondant sont les suivants :

• La gestion des dossiers qui nous sont confiés

Cela inclut les traitements de données nécessaires à la gestion au sens large des dossiers qui nous sont confiés, et comprend entre autres l’exécution de la mission confiée par le client (demandes d’informations et avis en matière juridique, représentation en justice ou dans des procédures non judiciaires, conseil et assistance en matière juridique au sens large), ainsi que le traitement des données à caractère personnel des autres personnes concernées (p.ex. personnes physiques mandataires ou actionnaires des clients, adversaires, huissiers, autres parties, magistrats, …).

Cette finalité se base sur la nécessité d’exécution du contrat et l’exécution de la mission d’avocat conformément aux obligations légales du Code judiciaire, ainsi que l’intérêt légitime du client (Article 6.1. b), c) et f) du RGPD).

Les données concernées sont les suivantes: Données d’identité (nom, prénom, numéro de registre national, numéro de pièce d’identité, date de naissance, état civil, photos, titre, etc.) ; Données de contact (adresse email, téléphone, adresse, etc.) ; Toute autre information relative au dossier ou dont la collecte peut être considérée comme utile afin de gérer le dossier, y compris le cas échéant des données particulières et/ou sensibles (relatives aux condamnations pénales et aux infractions, à l’appartenance syndicale, à l’état de santé, etc.) ; etc.

• La gestion de notre clientèle

Cela inclut les traitements de données nécessaires à la gestion de la relation-client, la gestion de la relation-prospect, ainsi que la lutte contre le blanchiment et comprend entre autres l’identification des clients, ainsi que des bénéficiaires effectifs et mandataires des clients, la vérification des conflits d’intérêts, la gestion des appels d’offres, l’élaboration de lettres de mission, ainsi que la tenue de la comptabilité et le recouvrement des impayés.

Cette finalité se base sur l’intérêt légitime du Cabinet de collecter et traiter des données relatives à ses clients personnes physiques et aux personnes de contact et responsables chez ses clients personnes morales en vue d’assurer la bonne exécution du contrat, ainsi que les obligations légales et déontologiques du Cabinet (en ce compris, mais non limité au Code judiciaire, Code de droit économique, la législation comptable et fiscale, le Code de déontologie, la loi du 18 décembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces etc.) (Article 6.1.b), c) et f) du RGPD).

Sont concernées les catégories de données suivantes : Données d’identité (nom, prénom, numéro de registre national, numéro de pièce d’identité, date de naissance, état civil, photos, titre, etc.) ; Données de contact (adresse email, téléphone, adresse, etc.) ; Données financières (compte bancaire, etc.) ; Données de facturation (n° BCE, etc.) ; etc.

• La communication de lettres d´information et la réalisation d´opérations d´information ou de promotion sur les services du Cabinet

 

Cela inclut les traitements de données nécessaires à la gestion du marketing, et comprend entre autres les invitation à des évènements, la gestion de la présence en ligne du cabinet (entre autres, des pages Facebook, LinkedIn et Google+ du cabinet, ainsi que son site web), l’envoi de lettres d’information, etc.

Cette finalité es basée sur l’intérêt légitime du Cabinet de collecter et traiter des données relatives aux clients et Prospects personnes physiques ainsi que les personnes physiques concernées chez ses clients et Prospects personnes morales en vue de les inviter à des évènements professionnels ou de les informer sur divers sujets(Article 6.1.f) du RGPD). Le consentement des personnes concernées est parfois requis conformément aux règles spécifiques relatives à la publicité par courrier électronique (notamment l’Article XII.13, §1, du Code de Droit Economique, l’Arrêté royal du 4 avril 2003 visant à réglementer l’envoi de publicités par courrier électronique et l’Article 6.1.a) du RGPD).

Cette finalité est également basée sur l’intérêt légitime du Cabinet d’analyser le comportement des internautes relativement à ses publications, à ses comptes sur les réseaux sociaux et à son site web. Certains de ces traitements sont effectués sous la responsabilité conjointe du Cabinet et de prestataires tiers (ex : les réseaux sociaux, Google analytics, etc.) (Article 6.1.f) du RGPD).

Sont concernées les catégories de données suivantes : Données d’identité (nom, prénom, adresse, état civil, titre, etc.) ; Données de contact (adresse email, téléphone, etc.) ; Historique des contacts et de la relation.

• La gestion des ressources humaines et la sélection des candidats dans le cadre des procédures de recrutement et des candidatures spontanées

Cela concerne le traitement des données personnelles dans le cadre de la gestion des ressources humaines, la sélection des candidats dans le cadre des procédures de recrutement, ainsi que la gestion des candidatures spontanées.

Cette finalité est basée sur les obligations du Cabinet en matière de droit social, droit du travail et/ou les règles déontologiques, sur les besoins d’exécuter les contrats avec les personnes concernées, sur le consentement des candidats, ainsi que sur les intérêts légitimes du Cabinet et ceux du candidat (Article 6.1.b), c) et f) du RGPD).

Les données concernées sont les suivantes: Données d’identité (nom, prénom, numéro de registre national, numéro de pièce d’identité, date de naissance, état civil, photos, titre, etc.) ; Données de contact (adresse email, téléphone, adresse, etc.) ; Données financières (compte bancaire, etc.) ; Données de facturation (n° BCE, etc.) ; Données concernant les études et titres acquis ; Il peut également, dans certains cas, s’agir de toute autre information, y compris le cas échéant des données particulières et/ou sensibles (relatives aux condamnations pénales et aux infractions, à l’appartenance syndicale, à l’état de santé, etc.) ; etc.

• La gestion de la relation avec nos fournisseurs et nos sous-traitants

Cette finalité concerne la gestion par le Cabinet de ses relations avec ses fournisseurs et sous-traitants au sens large.

Elle est basée sur les obligations légales du Cabinet, notamment en matières fiscale et comptable, sur les besoins d’exécuter les contrats, ainsi que sur les intérêts légitimes du Cabinet et ceux des personnes concernées de pouvoir établir le contact, mener des pourparlers, négocier les conditions de prestations de leurs services et rémunérer ceux-ci (Article 6.1.b), c) et f) du RGPD).

Sont concernées les catégories de données suivantes : Données d’identité (nom, prénom, titre, etc.) ; Données de contact (adresse email, téléphone, adresse, etc.) ; Données financières (compte bancaire, etc.) ; Données de facturation (n° BCE, etc.) ; Données concernant les études, titres et certifications acquis ; etc.

• La documentation interne

Cela concerne la conservation et le classement de certains documents à des fins propres au Cabinet (constitution de modèles de documents et de bases de données d’analyses juridiques afin de leur réutilisation, de machine learning, la génération automatique de documents, analyses ou réponses à des questions juridiques, etc.).

Cette finalité est basée sur notre intérêt légitime à conserver et à développer notre savoir-faire, le cas échéant à l’aide des nouvelles technologies (Article 6.1.f) du RGPD).

Sont potentiellement concernées les données reprises sur les principaux documents et actes du dossier. Cela dit, cela nous procédons systématiquement à l’anonymisation des modèles, et à tout le moins à la suppression des données particulières et/ou sensibles.

Transmission des données

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager certaines données à caractère personnel. Bien évidemment, nous le faisons toujours de manière à garantir une protection optimale des données, dans le respect du RGPD, de la confidentialité et de notre obligation au secret professionnel. En particulier, nous ne traitons qu’avec des sous-traitants et des fournisseurs de confiance, présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données.

• Avec des sous-traitants comme d’autres avocats, etc. ;
• Avec les différents acteurs de la justice, tels que les Cours et Tribunaux, autorités administratives, mandataires de justices (notaires, huissiers, curateurs, experts), autorités de l’Ordre des avocats, avocats ;
• Avec des fournisseurs, tels que des comptables, bureaux de traduction, fournisseurs de services de téléphonie, d’hébergement, etc. ;
• Avec des autorités publiques, conformément à la loi, y compris en application de la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces;
• Avec des tiers dans le cadre de la gestion des dossiers, tels que parties adverses, arbitres, médiateurs, assistants sociaux, etc.
• Avec d’autres tiers , tels que les réseaux sociaux, Skype, Google Analytics, etc. Notre site Web utilise des cookies et des plugins de différents réseaux sociaux. Par ailleurs, nous utilisons -à la demande de nos clients – des moyens de communication alternatifs. Dans cette mesure, les données respectifs sont transmis aux tiers concernés (ex ; réseau social, Google analytics, etc.). En particulier, si vous choisissez d’interagir avec notre site de réseau social comme Facebook ou LinkedIn, votre activité sur notre site sera également accessible sur ce réseau social. Nous renvoyons sur les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux pour des informations détaillées sur la collecte et le transfert des informations personnelles. Quant à l’usage de cookies, voy. ci-dessous.

Durée de conservation des données

Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs poursuivis et sont supprimées immédiatement ensuite. Cette durée varie selon les différentes finalités et tient également compte de nos obligations légales à conserver certaines données pendant un certain temps.

• La gestion des dossiers qui nous sont confiés

Les dossiers physiques sont conservés tant que les dossiers sont actifs et archivés et numérisés pendant l’année suivante. Les documents originaux sont restitués aux clients et les autres détruits.

Les dossiers numériques sont conservés et font l’objet d’un régime spécifique dans le cadre de la finalité 6 (voy. ci-dessous).

• La gestion de notre clientèle

10 ans à dater de la fin de la relation avec le client.

• La communication de lettres d´information et la réalisation d´opérations d´information ou de promotion sur les services du Cabinet

10 ans après la fin de la relation avec les personnes concernées.

• La gestion des ressources humaines et la sélection des candidats dans le cadre des procédures de recrutement et des candidatures spontanées

10 ans à dater de la fin de la relation de collaboration ou de travail, à moins qu’une loi nous oblige à conserver certaines données plus longtemps.

2 ans à dater de la fin de la procédure de recrutement.

En principe, nous ne conservons pas les données transmises dans le cadre d’une candidature spontanée. Cependant, dans certains cas exceptionnels, nous nous réservons le droit de conserver certaines données durant maximum 2 ans à dater de la candidature spontanée.

• La gestion de la relation avec nos fournisseurs et nos sous-traitants

Maximum 10 ans à dater de la fin de la relation avec le fournisseur ou le sous-traitant.

• La documentation interne

Les dossiers numériques archivés font l’objet d’un chiffrement. Les dossiers chiffrés sont conservés, à durée illimitée, à des fins de documentation interne.

Droits des personnes concernées

• Droit d’accès : les personnes concernées ont le droit de consulter à tout moment et gratuitement leurs données,
• Droit de rectification : les personnes concernées ont le droit d’exiger que les données incorrectes soient corrigées ou mises à jour et que les données inappropriées ou devenues inutiles soient supprimées. Les clients sont tenus de vérifier l’exactitude des données qu’ils nous communiquent.
• Droit à l’effacement : lorsque les personnes concernées ne souhaitent plus que leurs données soient traitées et qu’elles se trouvent dans les conditions pour demander le droit à elles peuvent nous demander de supprimer leurs données. Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à cette demande. En effet, ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, des motifs d’intérêt public importants ou les intérêts légitimes d’autrui, en ce compris les nôtres.
• Droit à la portabilité : pour autant que de besoin, les personnes concernées ont également droit à la portabilité de leurs données.
• Droit d’opposition : les personnes concernées disposent d’un droit d’opposition à toute utilisation de leurs données à des fins de sollicitations commerciales.
• Droit de limitation du traitement : enfin, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données. Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à cette demande. En effet, ce droit n’est pas absolu non plus. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, des motifs d’intérêt public importants ou les intérêts légitimes d’autrui, en ce compris les nôtres.

Les personnes concernées peuvent faire valoir leurs droits sur simple demande à l’adresse mail suivante : info@lionslaw.be.

Usage de cookies

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